COMUNICARE IL CAMBIAMENTO

Contesto

Oggi tutte le organizzazioni devono sempre più frequentemente affrontare cambiamenti complessi e superare sfide che richiedono risposte rapide e flessibili. Ma nei processi di forte discontinuità o di crisi non è semplice gestire la comunicazione, garantire una visione strategica integrata e assicurare l’efficacia di ogni strumento di comunicazione utilizzato.

Da qui la necessità di a) mettere a punto un piano di comunicazione che guidi passo dopo passo l’organizzazione attraverso il cambiamento e b) realizzare una comunicazione corretta, coerente e personalizzata, capace di orientare il giusto impatto (“non si può non comunicare”) e di mantenere l’impegno e il consenso di tutti i portatori di interesse.

Obiettivi

    • Identificare gli stakeholders: chi sono i principali interlocutori interni e esterni all’organizzazione? Quali sono i loro bisogni e aspettative rispetto al cambiamento?
    • Mettere a fuoco i messaggi: ogni interessato deve sapere come il cambiamento impatterà su di lui, ciascuno dovrà cogliere il beneficio specifico (What’s in it for me?)
    • Esprimere empatia nelle comunicazioni. Non aver paura di dire “non lo so”, ma essere disposti a trovare la risposta dove appropriato. Questo alimenterà il rapporto di fiducia. Usare un linguaggio caldo, personalizzato e scegliere le forme di comunicazione più gradite.
    • Scegliere i portavoce: identificare una persona o più persone coadiuvate da un piccolo team che gestirà la diffusione delle comunicazioni agli stakeholders. Attivare “ambassador”
    • Pianificare la comunicazione: trasparenza e tempestività sono fondamentali. Decidere in anticipo cosa e come comunicare, i mezzi e la frequenza.
    • Sviluppare un piano che delinea i messaggi principali e le azioni. Tenere aperto il canale di comunicazione nel tempo; ascoltare e verificare i risultati.

    In sintesi, la comunicazione è la guida del cambiamento, è ciò che trasforma il cambiamento da programma in azione, consente di dare un senso nuovo alle promesse di sempre.

    Strumenti

    • Progettazione e realizzazione di strumenti online e offline che raccontino il cambiamento a dipendenti, collaboratori, donatori, volontari ecc. (email, interviste, video, post, newsletter… ):
      1. Comunicazione personalizzata a interlocutori esterni
      2. Campagne di comunicazione offline, online e social
      3. Strumenti on line per ottenere feedback e contributi
    • Organizzazione e gestione di incontri, workshop, riunioni “cascade”, per dare una forte spinta al coinvolgimento a tutti i livelli (possibilmente in presenza)
    • Organizzazione e gestione di eventi di coinvolgimento dei pubblici esterni – generali o per target

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